Для стартового налаштування потрібно виконати перші 14 кроків із 41.
Після виконання цих 14 кроків можна розпочинати роботу, можна вносити візити в розклад та приймати оплати від клієнтів.
Всього в цій інструкції 41 крок, які треба послідовно налаштувати.
🕓 Для налаштування перших 14 кроків необхідно від 30 хвилин до 1 години. Кожен крок виділено кольором (кольорове коло біля назви крока) для позначення його важливості.
Червоний 🔴 – найважливіший, крок не можна пропустити.
Жовтий 🟡 - важливий, але не критичний, можна налаштувати потім
Синій 🔵 за бажанням, можна не налаштовувати, якщо не потрібно.
У разі виникнення додаткових питань або труднощів із налаштуваннями звертайтеся в підтримку компанії CleverBox:CRM, де знайти посилання на підтримку можна прочитати тут:
Готові? Починаємо! 😎
🔴 Крок 1. Додати посади, які є у вашому підприємстві 👇
Наприклад, Директор, Косметолог, Лікар Дерматолог тощо. Цей довідник індивідуальний та його створюєте ви.
🔴 Крок 2. Створити послуги у довіднику послуг 👇
Якщо ви вже надали список послуг в Excel при підключенні і вони вже імпортовані в систему, просто перевірте правильність внесення даних і переходьте до наступного пункту.
Якщо ні – необхідно внести послуги до системи вручну. Для цього спочатку створюємо категорії, після напрямки, після створити самі послуги
👉 Як створити категорії послуг
👉 Як створити напрямки послуг
👉 Як додати послугу
🔴 Крок 3. Налаштувати послуги для кожного спеціаліста 👇
Опція дозволяє обмежити послуги для конкретного спеціаліста під час запису в КАЛЕНДАР, а також налаштувати час надання послуги кожним спеціалістом окремо.
👉 Як налаштувати обмеження послуг по спеціалістам
🔴 Крок 4. Створити склади для всіх філій 👇
На цьому кроці вам необхідно додати всі склади по кожній філії. Якщо ви раніше не вели складський облік, рекомендуємо створювати не більше 1 складу для кожної філії. Якщо ви хочете розділити склади на склад для продажу та роботи, то рекомендуємо створювати склади: Склад Магазин та Склад Робота
🔴 Крок 5. Додати співробітників 👇
У систему потрібно вносити всіх, на кого ви плануєте розраховувати зарплату та хто працюватиме з клієнтами. Для кожного співробітника вибрати необхідну роль та доступ. Доступ ми рекомендуємо надавати лише адміністративному персоналу (адміністратори, директори, менеджери). Для спеціалістів є окремий додаток для телефону з окремим функціоналом.
👉 Як додати співробітників до системи?
🟡 Крок 6. Налаштувати ролі та доступи для кожного співробітника 👇
За замовчуванням для власника облікового запису призначається роль Адміністратор системи, не варто її міняти на іншу. Це роль із максимальними правами. Для всіх співробітників видаються інші ролі, наприклад Директор, Адміністратор. У системі за замовчуванням є ці ролі. Якщо ролей недостатньо, можна створити свої ролі з індивідуальними налаштуваннями доступу. Наприклад, бухгалтер, який матиме доступ лише до руху грошей.
👉 Налаштувати доступ співробітникам
👉 Налаштування ролей
🔴 Крок 7. Створити рахунки та каси 👇
Рахунки та каси - це фактичні рахунки, на яких відображатиметься залишок грошей після оплати або внесення витрат підприємства. Ви можете створювати необмежену кількість рахунків та кас. Кожен рахунок має ознаку готівкову або безготівкову. Ми рекомендуємо мінімально створювати для кожної філії такі рахунки: Каса, Рахунок у банку, Сейф.
🔴 Крок 8. Налаштувати види оплат 👇
Це унікальний функціонал CleverBox: CRM. Подібне ви не зустрічали в інших галузевих CRM, тому треба бути дуже уважними. Види оплат – це способи оплат у вашому підприємстві. Під кожен вид оплати підв'язаний рахунок.
Наприклад, створивши вид оплати Готівка та підв'язавши рахунок Каса, при внесенні грошей через цей вид оплати гроші будуть враховуватися на рахунку Каса, але з видом оплат Готівка.
Це особливо зручно для такого варіанту: У вас у банку відкрито один рахунок. Але є два варіанти оплати, наприклад Термінал та Liqpay. У CleverBox:CRM ви створюєте 2 види оплат, але зв'язуєте з одним рахуноком. Таким чином ви зможете бачити всі транзакції у розрізі видів оплат, але за фактом гроші враховуватимуться на одному рахунку. Також для кожного виду оплати можна налаштувати індивідуальний відсоток автоматичної комісії. Це зручно для безготівкових видів оплати.
👉 Як створити та налаштувати види оплат
🔵 Крок 9. Налаштувати статті фінансових операцій 👇
Статті фінансових операцій – це категорії доходів та витрат. Кожна стаття має групу та тип. Група - це батьківський елемент для побудови звітів про доходи та витрати. Наприклад, ви створюєте статтю Доставка води, її варто віднести до групи Операційна витрата для угруповання до звіту. Тип - це витрата чи прихід. Ви можете створювати необмежену кількість статей приходу та витрати. Також у системі є системні статті, які не можна змінити.
👉 Як налаштувати статті доходів та витрат
🔴 Крок 10. Налаштування: філії, графік роботи філії 👇
У налаштуваннях філії вноситься інформація, яка буде використана для друку чеків, для модуля онлайн-запису та різних повідомлень клієнтам. Також в налаштуваннях задається склад для списання при продажу товару в конкретній філії та налаштовуються види оплати, які на даний момент доступні для оплати в цій філії.
Також у налаштуваннях філії необхідно задати шаблон режиму роботи філії. На підставі режиму роботи філії створюється графік роботи для кожного зі співробітників на місяць.
👉 Налаштування філій
👉 Налаштування режиму роботи філій
🔴 Крок 11. Заповнити ГРАФІК РОБОТИ для кожного зі спеціалістів 👇
У графік важливо вносити всіх працівників підприємства. Це потрібно для нарахування зарплати у системі та можливості формувати статистику.
Особливо важно внести спеціалістів. Спеціаліст з'явиться в календарі тільки якщо графік для цього спеціаліста створено.
👉 Як створити графік роботи для співробітників
🔵 Крок 12. Налаштувати статуси записів та скасування 👇
Статуси записів потрібні для швидкої ідентифікації завантаження розкладу. На підставі статусів записів будується статистика та звітність, що допомагає відстежувати проблемні етапи обслуговування клієнтів. За замовчуванням є базові статуси (Новий, Підтверджено, Прийшов, Завершено, Відміна)
👉 Як налаштувати статуси візитів
👉 Налаштування матриці статусів візиту
🟡 Крок 13. Внести залишки грошей на рахунки 👇
Рахунки, вони ж каси – це рахунок накопичення грошей у вашій компанії внаслідок діяльності. Гроші на рахунок зараховуються внаслідок фінансових операцій.
Щоб фінансовий облік був точним, внесіть на рахунки залишки грошей, з якими ви починаєте роботу в системі.
👉 Внесення залишку грошей на рахунки
🏁 Після виконання початкових 13 кроків можна розпочинати вносити візити до календаря, приймати оплату за візитами від клієнтів та закривати візити.
Після вивчення цих інструкцій необхідно внести візити до календаря.
У разі виникнення додаткових питань або труднощів із налаштуваннями звертайтеся в підтримку компанії CleverBox:CRM у Вайбер або Telegram
Ідемо далі? Ще 29 кроків і ключик в кармані 😎
🟡 Крок 14. Перевірити загальні налаштування 👇
Основні налаштування необхідні для коректної роботи базових модулів системи. Ознайомтеся з параметрами установок та активуйте функції, які плануєте використовувати. За-замовчуванням основні необхідні параметри встановлені.
👉 Налаштувати загальні параметри
🔵 Крок 15. Налаштувати категорії цін для співробітників 👇
У CleverBox:CRM є можливість створювати як однакові ціни на послуги для всіх спеціалістів, так і різні ціни. Цей крок потрібно робити тільки якщо у вас для різних спеціалістів різні ціни на послуги. Якщо ціни однакові - пропустіть.
👉 Категорії цін для спеціалістів
🔴 Крок 16. Підключити SMS 👇
Якщо ви плануєте використовувати нагадування про візити, онлайн запис, та інші повідомлення клієнтам у вигляді SMS, необхідно налаштувати інтеграцію з одним із SMS шлюзів, через які йтиме відправка sms.
Також
🟡 Крок 17. Налаштувати нагадування про візит 👇
Нагадуваннь може бути не обмежено. Можна налаштувати одне нагадування за 24 години, друге за 2 години, третє за 15 хвилин. Все залежить від ваших цілей. Нагадування почнуть працювати лише за тими візитами, створеними після налаштування цього модуля.
Також можна активувати нагадування із підтвердженням. Клієнту надсилатиметься запит на підтвердження візиту, в якому клієнт вибере сам варіант Підтвердити або Скасувати візит
👉 Види автоматичних нагадувань про візит
👉 Як налаштувати звичайне нагадування про візит
👉 Як налаштувати нагадування про візит із функцією підтвердження візиту клієнтом
🔵 Крок 18. Налаштувати знижки для товарів та послуг 👇
У CleverBox:CRM не можна змінювати вартість послуги/товару довільно. Це можна зробити лише за допомогою знижок. Регулярні знижки можна налаштувати для певних груп клієнтів за часом роботи на певні послуги.
Персональні знижки - це знижка, яка налаштовується для конкретного клієнта, вона може застосовуватися автоматично або вибиратися адміністратором з доступних для клієнта знижок у момент оплати візиту. Завдяки контролю за знижками їх не можна використовувати довільно. Це один із методів захисту від махінацій
👉 Як працюють знижки?
👉 Як створити звичайні знижки?
👉 Як налаштувати персональні знижки?
🔵 Крок 19. Налаштувати модуль Бронювання часу (передплата) 👇
Це унікальний функціонал, аналогів якому немає в інших CRM. Система дозволить повністю автоматизувати процес прийому передоплати за запланованими візитами.
👉 Як працює функція передоплати у системі?
👉 Як налаштувати передоплату?
👉 Як у візиті створювати броню часу?
🔵 Крок 20. Налаштувати задачу про повторний візит 👇
Цей модуль дозволяє автоматизувати процес запрошення клієнта на повторний візит. Це найкращий прояв сервісу на сьогоднішній день. Система поставить завдання по кожному клієнту, використовуючи параметр періодичність послуги в налаштуванні послуги. Таким чином, ви задаєте різну періодичність для різних послуг, і адміністратор не забуде запросити клієнта, якщо клієнт сам не записався.
👉 Як налаштувати додаток "нагадування про повторний візит"?
🔵 Крок 21. Налаштувати групи клієнтів 👇
Кожен клієнт може бути відзначений необмежену кількість груп. Групи дозволяють сегментувати клієнтів за унікальними ознаками. Також групи бувають автоматичні та ручні. Автоматичні групи працюють за правилами, ручні необхідні для позначок за особливими ознаками клієнтів. Наприклад, Іноземці, Конфліктні, Зірка тощо.
👉 Як налаштувати групи клієнтів?
🔵 Крок 22. Налаштувати статуси клієнтів 👇
Статуси залежать від кількості візитів клієнта та періодичності відвідувань. За промовчанням статуси налаштовані. Не рекомендуємо їх змінювати, якщо до кінця не розібралися зі схемою їхньої роботи. Основні правила роботи статусів:
може бути тільки 1 статус у клієнта параметри не повинні перетинатися між собою всередині статусів не повинно бути пропущених параметрів (клієнт може бути без статусу)
🟡 Крок 23. Налаштувати оклади 👇
Оклад - це довідник умов нарахування зарплати співробітнику чи групі співробітників. У системі може бути необмежену кількість окладів. Можна створити персональний оклад для кожного працівника або оклад для групи працівників, якщо вони мають однакові умови зарплати.
🔵 Крок 24. Налаштувати сертифікати та абонементи для продажу 👇
Сертифікат – це віртуальний рахунок із певною кількістю грошей. При оплаті сертифікатом із нього списуватиметься сума до повного погашення сертифікату. Сертифікат може мати будь-який номінал і будь-яку ціну продажу. Наприклад, ви можете продавати сертифікат, на якому буде 1000$ за 500$. Також ви можете налаштувати, чи зможе розрахуватися сертифікатом тільки покупець сертифіката або будь-яка інша особа.
Абонемент – це віртуальний рахунок, на якому є певні послуги. Його користь у тому, що навіть якщо ціна на послуги змінилася, клієнт, який купив абонемент, завжди отримає послуги, що входять до цього абонементу незалежно від нової ціни на послугу. До абонементу може входити будь-яка кількість послуг, при цьому ви можете створювати будь-яку ціну абонементу для продажу. Наприклад, можна створити абонемент на 5 відвідувань спеціаліста за 1$
👉 Що таке абонементи та сертифікати?
👉 Як створити шаблон абонемента?
👉 Як створити шаблон сертифіката?
🟡 Крок 25. Додати всіх постачальників 👇
Постачальники, це контрагенти у яких ми щось закуповуємо. По кожному постачальнику можна відстежити всі поставки та всі платежі на постачальника.
➡️ Крок 26. Заповнити довідник товари. Зробити надходження залишків товару 👇
👉 Як створити звичайний товар?
👉 Що таке складовий товар і як його створити?
Якщо необхідно поставити на облік існуючі залишки товарів із збереженням собівартості, це можна зробити таким чином: — створити технічного постачальника (наприклад, Введення залишків) — зробити документ прихід з коректною ціною закупівлі та фактичними залишками
👉 Як виконати постачання товару?
🟡 Крок 27. Створити техкарти та підключити до послуг 👇
Техкарти дозволяють налаштувати автоматичне списання витратних матеріалів під час візитів. У базовому режимі роботи техкарти списання відбуватиметься зі складу, зазначеного у картці співробітника. Тому у картці співробітника потрібно обов'язково перевірити коректність складів.
👉 Що таке техкарти та як з ними працювати
🔵 Крок 28. Підключити інтеграцію з IP телефонією 👇
Дозволить зберігати історію дзвінків у картці клієнта, а також при вхідному дзвінку на екрані адміністратора відображатиметься інформація про те, хто дзвонить, з можливістю перейти відразу в картку клієнта.
👉 Як працює інтеграція з телефонією?
👉 Інтеграція IP телефонії Binotel
👉 Інтеграція IP телефонії Stream Telecom
👉 Інтеграція IP телефонії Ringostat
➡️ Крок 29. Підключити Viber, Telegram та налаштувати віджет 👇
Після налаштування даного модуля ви зможете приймати всі повідомлення від клієнтів безпосередньо в CRM у блоці чат. Кожен чат зберігатиметься у картці клієнта. Також зручний віджет дозволить вашим клієнтам вибрати зручний вид зв'язку з вами. Крім цього, ви можете налаштувати чат бот з автоматичними функціями, які дозволять клієнту отримувати інформацію без адміністратора в автоматичному режимі.
👉 Налаштування модуля Чат-мессенджер
👉 Що таке віджет 2.0? Як налаштувати віджет 2.0?
🟡 Крок 30. Налаштувати звернення 👇
Унікальний функціонал CleverBox: CRM. Автоматично фіксуються всі звернення через чати, IP телефонію та онлайн запис. Показує детальну статистику каналів звернень та результативності таких звернень.
👉 Як працювати зі ЗВЕРНЕННЯМИ
👉 Всі інструкції по ЗВЕРНЕННЯМ
🟡 Крок 31. Підключити та налаштувати ЗАСТОСУНОК ДЛЯ СПЕЦІАЛІСТІВ 👇
Кожен спеціаліст матиме можливість бачити свій розклад, бачити статистику продажів товарів та послуг (опціонально), бачити нараховану зарплату за поточний місяць (опціонально), додавати витратні матеріали для списання (опціонально), додавати товари для продажу у візит (опціонально), додавати фото до та після візиту, додавати коментарі до візиту, вести медкарту по клієнту
👉 Як працює застосунок для спеціалістів?
👉 Як налаштувати застосунок для спеціалістів?
👉 Функції застосунку
🟡 Крок 32. Налаштувати модуль Відгуки 👇
За допомогою цього модуля ви зможете збирати зворотний зв'язок від клієнтів в автоматичному режимі. В даному модулі можна налаштувати свої питання, свій вид сторінки для анкетування. Всі відгуки приходять в CRM в закритий розділ, без подальшої публікації будь-де.
👉 Як працює збір відгуків?
👉 Як налаштувати збір відгуків клієнтів?
🟡 Крок 33. Налаштувати онлайн запис 👇
Цей модуль дозволить надати клієнтам записуватися самостійно у будь-який час. У модулі є кілька режимів роботи, які дозволять його налаштувати максимально за потребами бізнесу. Також можна налаштувати онлайн запис із передоплатою.
👉 Як налаштувати роботу онлайн запису?
👉 Що таке віджет 2.0? Як налаштувати віджет 2.0?
👉 Як проходить процес онлайн запису?
🔵 Крок 34. Налаштувати вітання клієнтів з Днем Народження 👇
Цей модуль автоматично надішле повідомлення клієнту з вітанням до Дня Народження.
👉 Як налаштувати вітання клієнтів із Днем народження?
➡️ Крок 35. Налаштувати модуль бонуси 👇
Система лояльності завдяки якій клієнти зможуть накопичувати бонуси та розплачуватись ними за послуги вашого салону або клініки. Допомагає збільшити середній чек та показники повертаності.
👉 Що таке бонуси? Як налаштувати БОНУСНУ систему?
🔵 Крок 36. Налаштувати модуль ресурси 👇
Ресурси дають можливість записатися послугу лише за наявності вільних ресурсів на її надання. Приклади ресурсів: кабінети, масажні столи, технічні пристрої (фени та ін.)
👉 Як налаштувати Ресурси для послуг та прив'язати ресурси до послуг?
🟡 Крок 37. Налаштувати модуль фото ДО та ПІСЛЯ 👇
Ця функція дозволяє вашим спеціалістам за кілька секунд бачити всю історію трансформацій клієнта незалежно від того, у якого спеціаліста він обслуговувався раніше. В картці клієнта завжди буде інформація та ФОТО клієнта по кожному візиту
👉 Як налаштувати модуль фото ДО та ПІСЛЯ
👉 Як додати фото ДО та ПІСЛЯ до візиту
🟡 Крок 38. Налаштувати модуль Підтвердження запису 👇
Повідомлення для клієнта після створення візиту. Дозволяє додатково повідомити клієнта день, час візиту та перелік послуг, щоб уникнути непорозуміння.
👉 Як налаштувати сповіщення про створення візиту?
🔵 Крок 39. Налаштувати модуль Кредитний ліміт 👇
Модуль кредитного ліміту дозволяє налаштувати можливість здійснювати розрахунок деяких клієнтів у мінус.
👉 Як працює та як налаштувати модуль кредитний ліміт?
🔵 Крок 40. Налаштувати модуль ПРРО Чекбокс 👇
Сервіс Checkbox – це програмний РРО. Інтеграція даного сервісу з CleverBox: CRM дозволяє фіскалізувати чеки у системі CleverBox: CRM, не переходячи в інші послуги.
👉 Як працює інтеграція з ПРРО CHECKBOX?
👉 Як налаштувати інтеграцію з ПРРО CHECKBOX?
👉 Як фіскалізувати чек?
➡️ Крок 41. Налаштувати медкарти 👇
👉 Медкатки
